Aziende e Data Protection: gli adempimenti
Aziende e Data Protection: gli adempimenti
Dal 25 maggio 2018 è in vigore il Regolamento UE 2016/679, meglio noto come GDPR. Non sono nuove, quindi, le norme a tutela delle persone con particolare riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali; vale comunque la pena ricordare quali sono gli obblighi del GDPR per le piccole e medie imprese – e per le aziende in genere – al fine di tutelare la propria impresa dalle sanzioni imposte dal legislatore. Diamo quindi un’occhiata a un rapido elenco di controllo degli obblighi essenziali in materia di protezione dei dati.
Aziende e Data Protection – Obblighi GDPR per le aziende
Ancora oggi, nel 2021, ci sono piccole imprese che non hanno adempiuto gli attuali obblighi GDPR. Il primo passo per raggiungere questo obiettivo è il Registro del trattamento dei dati personali, obbligatorio per tutte le aziende con più di 250 dipendenti, nonché per le piccole imprese il cui trattamento dei dati può mettere a rischio i diritti degli stakeholder.
È quindi evidente che l’adozione di un registro è il primo degli obblighi GDPR per molte aziende: consente di ottenere un quadro aggiornato dei trattamenti accertati e di monitorare tutti gli elementi base del trattamento.
L’azienda deve, inoltre, attribuire ruoli e responsabilità relativi al trattamento dei dati, individuando così i soggetti che si occuperanno della protezione dei dati e che assistono il titolare dell’azienda in tali compiti. Va sottolineato che, ogni attività, deve essere documentata per dimostrare la responsabilità delle decisioni e delle azioni intraprese.
È responsabilità del titolare dell’azienda effettuare una valutazione completa dei rischi associati al trattamento dei dati, al fine di individuare le misure necessarie per mantenere un elevato livello di sicurezza riducendo al contempo il rischio di perdita, modifica, divulgazione o distruzione di dati trattati. Non va dimenticato che se il trattamento presenta un rischio elevato, “spetta al titolare valutare l’impatto sulla protezione dei dati”.
A proposito dei diritti degli interessati, l’imprenditore è tenuto a sviluppare procedure per il loro esercizio: ad esempio, gli stakeholder hanno diritto ad essere informati sul trattamento dei propri dati; da qui la necessità di creare informazioni specifiche, chiare, trasparenti e complete.
Un altro importante adempimento del GDPR al riguardo, è l’adempimento relativo al consenso, per il quale il trattamento dei dati non è mai considerato legale.
Tra le responsabilità necessarie del GDPR c’è ancora una volta la formazione delle persone autorizzate al trattamento dei dati, formare, informare e aumentare la sensibilità dei dipendenti direttamente coinvolti nella gestione dei dati.
Parliamo quindi di permessi, mansioni e regolamenti interni, tutti gli strumenti fondamentali a supporto di una specifica cultura della protezione dei dati.
Aziende e Data Protection – Software per la conformità al GDPR
Visti i tanti adempimenti del GDPR, può essere difficile tutelare la propria azienda da eventuali multe che potrebbero colpirla: è da sottolineare che un’azienda può essere multata fino al 4% del fatturato.
Per questo Sabicom ti offre un software gestionale GDPR mirato, offrendo un supporto necessario ad aziende di ogni settore e di qualsiasi dimensione.
