Dematerializzazione documenti aziendali

Il progresso tecnologico e le nuove disposizioni legislative degli ultimi anni hanno favorito un netto sostegno alla dematerializzazione dei documenti aziendali. Questa trasformazione è stata innescata tanto dalle chiare normative a supporto quanto dalle esigenze concrete delle imprese desiderose di semplificare i processi, ottimizzare gli spazi e migliorare la sicurezza delle informazioni.

La pratica sempre più diffusa della conservazione digitale riguarda, in particolare, documenti contabili, tributari e quelli legati alla gestione delle risorse umane all’interno delle aziende.

La conservazione dei documenti relativi al rapporto di lavoro è, come noto, un obbligo di legge. Questi materiali sono essenziali per dimostrare che il datore di lavoro ha adempiuto correttamente, nei tempi stabiliti, ai pagamenti dovuti al lavoratore e agli altri enti previdenziali, come l’INPS e l’INAIL.

Va sottolineato che, spesso, l’utilità della conservazione documentale supera i meri obblighi legali, rendendo la conservazione digitale dei documenti HR ancora più conveniente.

Dematerializzazione documenti aziendali: guida alla conservazione digitale e obblighi di legge

Le principali scadenze e regole da seguire possono essere riassunte considerando i tempi di conservazione indicati dalla normativa vigente. Nel caso del Libro Unico del Lavoro, ad esempio, l’obbligo di conservazione perdura per 5 anni a partire dall’ultima registrazione o dalla messa in uso. La stessa durata si applica per i documenti relativi ai contributi assistenziali e previdenziali, ma può raddoppiare in caso di denuncia di omissione contributiva da parte del lavoratore.

Per i documenti rilevanti ai fini fiscali, la conservazione deve estendersi almeno fino al 31 dicembre del quinto anno successivo alla presentazione della dichiarazione (oppure 7 anni in caso di omissione).

Data la durata di conservazione di alcuni documenti, diventa evidente quanto la dematerializzazione sia vantaggiosa. Affinché un documento informatico sia considerato valido, deve essere generato seguendo le linee guida dell’Agid, utilizzando strumenti software qualificati, acquisendo informazioni in modalità telematica o su supporto informatico, e garantendo l’immodificabilità e l’integrità del documento. La firma digitale, la memorizzazione su sistemi di gestione documentali sicuri, il trasferimento in un sistema di conservazione o verso terzi tramite posta certificata sono strumenti cruciali per garantire queste caratteristiche.

Scegliere un sistema di conservazione digitale progettato appositamente per le aziende consente di rispettare tutti gli obblighi di legge, archiviando in modo sicuro documenti come il Libro Unico del Lavoro, dichiarazioni fiscali, cedolini, modelli di pagamento, contratti e altro ancora. Questa scelta assicura l’immodificabilità dei documenti digitalizzati, la loro preservazione nel tempo e la disponibilità immediata ovunque, tutto ciò senza occupare spazio fisico prezioso in azienda.

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