People Smart, per la gestione del personale di una piccola azienda

La gestione del personale in azienda deve essere semplice, efficiente e deve permettere la soddisfazione dei dipendenti e l’aumento della loro produttività. 

Un software per la gestione del personale può aiutare in questo intento, in maniera semplice e senza dispendio di tempo per l’azienda e le sue attività.

Il software gestionale People Smart permette di ottimizzare tutte le attività amministrative e organizzative che riguardano i dipendenti quali:

• rilevazione delle presenze;
• approvazione e gestione delle assenze, dei permessi e delle ferie;
• gestione degli straordinari;
• raccolta e rimborso delle note spese;
• raccolta di tutti i dati anagrafici e formativi del lavoratore;
• gestione delle scadenze formative e delle visite mediche.

Il software People Smart si integra con i terminali Zucchetti di rilevazione delle presenze, in questo modo i dipendenti potranno timbrare l’entrata e l’uscita tramite badge e tutti i dati saranno recepiti automaticamente nel software.

Inoltre tramite l’app mobile di People Smart le funzioni del software sono accessibili da smartphone e tablet in qualsiasi luogo e momento.

L’utilizzo del software è chiaro e intuitivo proprio grazie alla sua interfaccia progettata con un layout grafico semplice e con icone rappresentative per ogni singola funzione che garantisce all’utente una comprensione immediata. 

Proprio per questo People Smart richiede una formazione minima e mette a disposizione strumenti self service consultabili in caso di necessità, come: 

• l’assistente virtuale che, proprio come un vero assistente, risponde in tempo reale alle richieste degli utenti, utilizzando come supporto anche documenti e video esplicativi. L’Assistente Virtuale è disponibile tutti i giorni 24 ore su 24 e consente di ricevere risposte in ogni momento, risparmiando tempo e costi;
  
• il catalogo dei video guida che attraverso alcune brevi video illustra le principali funzionalità dell’applicazione. È possibile consultare il catalogo accedendo all’Area Riservata My Zucchetti con le apposite credenziali. 

Automatizzare i processi e utilizzare strumenti digitali in sostituzione ad attività manuali, ripetitive e a basso valore, consente di eliminare drasticamente gli errori e abbattere i costi correlati. 

Con People Smart è possibile ridurre i tempi di imputazione e gestione dei dati del personale. Infatti, basta inserire un’informazione una sola volta e, grazie alla base dati unica, il dato inserito verrà aggiornato automaticamente in tutte le altre sezioni dove è presente. 

L’aggiornamento dell’applicazione avviene in automatico e in modo semplice e veloce: 

• all’accesso viene notificata all’utente la disponibilità di un nuovo aggiornamento; 
• l’utente avvia l’aggiornamento direttamente dall’applicazione; 
• l’installazione avviene in modo automatico e in pochi minuti. 

La gestione del personale di una piccola azienda: Cloud 

Con People Smart anche l’installazione e l’utilizzo sono semplici e flessibili. 

È definita una “Smart Application”: è sufficiente installare l’applicazione sul proprio pc client e disporre di una connessione internet per accedere online al servizio erogato dal Data Center Zucchetti, dove tutti i dati sono protetti con il massimo della sicurezza. 

In questo modo People Smart non richiede investimenti in infrastrutture informatiche avanzate e ti offre tutti i vantaggi del cloud. 

La gestione del personale di una piccola azienda: Sicurezza 

People Smart garantisce i massimi livelli di sicurezza e di privacy nella gestione dei dati personali dei dipendenti, in linea con le normative vigenti in materia (GDPR compliant). 

Funzionalità e moduli

Dossier del Personale consente di: 

• archiviare, catalogare e gestire in un’unica anagrafica tutte le più informazioni relative al dipendente; 
• avere una visione d’insieme di ciascun collaboratore e disporre in un unico punto dei dati anagrafici e formativi; 
• pubblicare la documentazione personale del dipendente (es. cedolini, CU, cartellini, ecc.) con la possibilità di richiederne la conferma di presa visione; 
• raggruppare tutti i documenti personali come ad esempio la posizione aziendale, i documenti formativi, competenze, storico presenze/assenze, visite mediche, materiale in dotazione ecc.; 
• visualizzare le scadenze future; 
• visualizzare i dati aggiornati relativi ai totalizzatori di ferie e ROL. 

Presenze consente di: 

• rilevare l’entrata e l’uscita del dipendente con timbrature tramite terminali fisici, tag o app mobile; 
• segnalare e giustificare le anomalie rispetto all’orario predefinito (ferie, permessi, straordinari, ritardi, mancate timbrature); 
• calcolare automaticamente e gestire i totalizzatori di ferie e permessi; 
• realizzare compensazioni giornaliere, settimanali e mensili tra assenze e straordinari; 
• monitorare i presenti in azienda in tempo reale; 
• gestire modelli di orario secondo i diversi tipi di contratti; 
• predisporre la stampa del cartellino/foglio presenze secondo le norme vigenti (Libro Unico del Lavoro); 
• visualizzare il riepilogo dei dati relativi alle ore lavorate. 

Note Spese consente di: 

• inserire i rimborsi spese dei dipendenti che effettuano trasferte; 
• associare i costi sostenuti alle relative voci di spesa: pranzo, pernotto, carburante, pedaggio ecc.; 
• stampare la distinta dei rimborsi da firmare come previsto dalla normativa; 
• impostare Travel Policy, massimali di spesa, metodi di pagamento (contanti o carta di credito) e di calcolo (tariffa, piè di lista o importo fisso); 
• trasforma gli addebiti su Carta di credito in voci di spesa; 
• gestire le spese di rappresentanza, presenza di ospiti o colleghi nelle spese sostenute; 
• gestire i rimborsi dei chilometrici effettuati con un’automobile di proprietà; 
• gestire gli anticipi, cambi valuta, prelievi con Carta di Credito e restituzioni di divisa; 
• gestire le spese in valuta estera con cambi e divise sempre aggiornate; 
• esportare i dati contabili per la gestione amministrativa; 
• controllare e analizzare le spese di trasferta attraverso reportistica e attività dedicate. 

Attività consente di: 

• Inserire le attività in carico ai collaboratori, anche tramite importazione massiva dei dati; 
• ripartire la prestazione lavorativa per attività in modo automatico; 
• quantificare a consuntivo le ore lavorate; 
• esportare i dati rilevati. 

App Mobile

L’App mobile di People Smart permette anche ai dipendenti che lavorano fuori sede, o che non hanno la possibilità di utilizzare un pc, di accedere alle funzioni del software tramite il proprio smartphone e/o tablet in qualsiasi luogo e momento. 

Con l’app è possibile: 

• timbrare l’ingresso e l’uscita, anche in modalità geolocalizzata; 
• inserire giustificativi; 
• consultare il cartellino e i totalizzatori; 
• visualizzare i propri documenti personali (cedolini, CU, cartellini, ecc.); 
• visualizzare le comunicazioni aziendali; 
• inserire le spese di trasferta per i rimborsi manualmente oppure allegando le foto delle relative pezze giustificative. In quest’ultimo caso, grazie al riconoscimento ottico dei caratteri (tecnologia OCR), la data e l’importo vengono letti e registrati automaticamente; 
• rendicontare le ore lavorate su attività; 
• aggiornare in real time l’orario di inizio e fine attività. 

L’App mobile People Smart è disponibile per Android e IOS. 4. 

Integrazioni

Terminali di presenze People Smart si integra con i terminali di rilevazione presenze Zucchetti e anche con terminali di altre società. 

I dipendenti possono timbrare l’entrata e l’uscita e tutti i dati vengono recepiti automaticamente nel software che li visualizza nel cartellino. 

Con l’App mobile People Smart la timbratura può essere effettuata anche tramite tag NFC, ossia una piccola targhetta adesiva dotata di chip: è sufficiente avvicinare lo smartphone al tag per effettuare la timbratura, proprio come con un badge. 

Per effettuare la timbratura con Tag è necessario che il dispositivo supporti la tecnologia NFC. Esportazione dati a Paghe People Smart consente di comunicare in modo efficiente con chi elabora le buste paga dei dipendenti (studi, consulenti ecc.).

Infatti, il software produce l’esportazione dei dati utili per l’elaborazione dei cedolini (es. cartellino presenze) e il riepilogo dei rimborsi spese per la liquidazione in busta paga. 

L’integrazione comprende sia i software Paghe Zucchetti che tutte le soluzioni paghe più diffuse sul mercato. Inoltre, grazie all’integrazione con i software Paghe Zucchetti è possibile sincronizzare i documenti e cedolini, visualizzandoli direttamente tra i documenti personali di ciascun collaboratore.

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