People Smart: il gestionale per le piccole aziende 

People Smart è il software gestionale pensato per soddisfare le esigenze dei principali aspetti amministrativi e organizzativi del Personale nelle piccole aziende.  

Composto da aree funzionali specifiche e completamente integrate che consentono di avere in un’unica applicazione tutti gli strumenti per gestire i propri collaboratori, People Smart permette la rilevazione delle presenze della singola risorsa, l’archiviazione dei dati personali, la pubblicazione dei documenti (es. cedolini, CU, cartellini), la pubblicazione delle comunicazioni aziendali, la consuntivazione delle spese sostenute in trasferta, l’archiviazione sostitutiva delle note spese e la gestione delle attività di lavoro.  

People Smart è un’unica soluzione per la gestione completa e smart dei collaboratori che unisce i vantaggi di una piattaforma cloud con un’esperienza di utilizzo semplice e interattiva. 

L’utilizzo del software è chiaro e intuitivo proprio grazie alla sua interfaccia progettata con un layout grafico semplice e con icone rappresentative per ogni singola funzione che garantisce all’utente una comprensione immediata.  

Proprio per questo People Smart richiede una formazione minima e mette a disposizione strumenti self-service consultabili in caso di necessità, come:  

• l’assistente virtuale che risponde in tempo reale alle richieste degli utenti, utilizzando come supporto anche documenti e video esplicativi. L’Assistente Virtuale è disponibile tutti i giorni 24 ore su 24 e consente di ricevere risposte in ogni momento, risparmiando tempo e costi;
• il catalogo dei video guida che attraverso alcune brevi video illustra le principali funzionalità dell’applicazione. 

People Smart permette di automatizzare i processi e utilizzare strumenti digitali in sostituzione ad attività manuali, ripetitive e a basso valore, consente di eliminare drasticamente gli errori e abbattere i costi correlati.  

Con People Smart è possibile ridurre i tempi di imputazione e gestione dei dati del personale. 

Quali sono le funzionalità e i moduli di People Smart? 

Dossier del Personale consente di:  

• archiviare, catalogare e gestire in un’unica anagrafica tutte le più informazioni relative al dipendente;
• avere una visione d’insieme di ciascun collaboratore e disporre in un unico punto dei dati anagrafici e formativi;
• pubblicare la documentazione personale del dipendente (es. cedolini, CU, cartellini, ecc.) con la possibilità di richiederne la conferma di presa visione;
• raggruppare tutti i documenti personali come ad esempio la posizione aziendale, i documenti formativi, competenze, storico presenze/assenze, visite mediche, materiale in dotazione ecc.;
• visualizzare le scadenze future;
• visualizzare i dati aggiornati relativi ai totalizzatori di ferie e permessi.

Presenze consente di:  

• rilevare l’entrata e l’uscita del dipendente con timbrature tramite terminali e badge oppure tramite app mobile sfruttando le diverse tecnologie tag NFC, BLE o geolocalizzazione;
• segnalare e giustificare le anomalie rispetto all’orario predefinito (ferie, permessi, straordinari, ritardi, mancate timbrature);
• calcolare automaticamente e gestire i totalizzatori di ferie e permessi; People Smart Scheda funzionale
• realizzare compensazioni giornaliere, settimanali e mensili tra assenze e straordinari;
• monitorare i presenti in azienda in tempo reale;
• gestire modelli di orario secondo i diversi tipi di contratti;
• predisporre la stampa del cartellino/foglio presenze secondo le norme vigenti (Libro Unico del Lavoro);
• visualizzare il riepilogo dei dati relativi alle ore lavorate.

Note Spese consente di:  

• inserire i rimborsi spese dei dipendenti che effettuano trasferte;
• associare i costi sostenuti alle relative voci di spesa: pranzo, pernotto, carburante, pedaggio ecc.;
• stampare la distinta dei rimborsi da firmare come previsto dalla normativa;
• impostare Travel Policy, massimali di spesa, metodi di pagamento (contanti o carta di credito) e di calcolo (tariffa, piè di lista o importo fisso);
• trasforma gli addebiti su carta di credito in voci di spesa;
• gestire le spese di rappresentanza, presenza di ospiti o colleghi nelle spese sostenute;
• gestire i rimborsi dei chilometrici effettuati con un’automobile di proprietà;
• gestire gli anticipi, cambi valuta, prelievi con carta di credito e restituzioni di divisa;
• gestire le spese in valuta estera con cambi e divise sempre aggiornate;
• esportare i dati contabili per la gestione amministrativa;
• controllare e analizzare le spese di trasferta attraverso reportistica e attività dedicate.

Attività consente di:  

• Inserire le attività in carico ai collaboratori, anche tramite importazione massiva dei dati;
• ripartire la prestazione lavorativa per attività in modo automatico;
• quantificare a consuntivo le ore lavorate;
• esportare i dati rilevati.

Turni consente di:  

• pianificare i turni del gruppo di lavoro, verificando la congruenza tra ore pianificate, contrattuali e fabbisogno;
• pubblicare i turni sul calendario del dipendente;
• pubblicare i turni per Presenze.

Calendario Presenze e Assenze consente:  

• al responsabile di gestire le richieste e pianificare direttamente i giustificativi per i propri collaboratori, disponendo di una vista a calendario del gruppo di lavoro, utile a verificare la copertura dell’attività lavorativa del team;
• al collaboratore di pianificare le proprie assenze verificando i totalizzatori residui.

Accessi consente di:  

• controllare l’accesso in azienda per dipendenti, visitatori e veicoli;
• abilitare l’accesso ad uno o più terminali specifici indicando anche un eventuale periodo di validità (giorni o orari prestabiliti);
• controllare e monitorare i varchi aziendali;
• stampare il registro dei visitatori e dei veicoli.

L’App mobile di People Smart permette anche ai dipendenti che lavorano fuori sede, o che non hanno la possibilità di utilizzare un pc, di accedere alle funzioni del software tramite il proprio smartphone e/o tablet in qualsiasi luogo e momento. 

Con l’app è possibile:  

• timbrare l’ingresso e l’uscita, anche in modalità geolocalizzata;
• inserire giustificativi;
• consultare il cartellino, i totalizzatori e i valori mensili di paga lorda e netta;
• consultare i propri turni;
• visualizzare i propri documenti personali (cedolini, CU, cartellini, ecc.);
• visualizzare le comunicazioni aziendali;
• inserire le spese di trasferta per i rimborsi manualmente oppure allegando le foto delle relative pezze giustificative. In quest’ultimo caso, grazie al riconoscimento ottico dei caratteri (tecnologia OCR), la data e l’importo vengono letti e registrati automaticamente;
• rendicontare le ore lavorate su attività;
• aggiornare in real time l’orario di inizio e fine attività, indicando se coincide con la timbratura di ingresso/uscita.

L’App mobile People Smart è disponibile per Android e IOS .

Se vuoi conoscere People Smart, contatta un nostro consulente per una demo personalizzata sulle tue esigenze.